Нова работа » Организация на работата

Съкращения по време на криза. Част 1 – намаляване на разходите

Майк Рам — Wed, 10 Jun 2009 07:06:06 +0000

Кризата, та кризата. Какво още има да се говори за нея? Сигурно на мнозина от вас е омръзнало да слушат за нея и въпреки това отвсякъде продължават да ни заплашват с нея. Медиите тръбят, че трябва да се страхуваме, да се снишим, да си намерим укритие, да затворим очи да и да изчакаме страшния удар, който все още не е настъпил. Звучи като предупреждение за цунами, нали?

Не знам колко е страшна кризата реално, но определено паниката около нея продължава да се разраства и да нанася щети. Един от видимите резултати от тази паника, който засяга много хора, е вълната от съкращения, която масово се извършва почти във всяка фирма. И понеже всичко това се случва под влияние повече на емоцията, отколкото на здравия разум, фирмите извършват куп глупости, които още повече влошават положението. Това ще се опитам да разгледам в тази поредица от статии.

Защо въобще се налагат съкращения?

Отговорът е в така наречения “мениджмънт чрез счетоводство”. Големите началници гледат едни обобщени финансови отчети и решават, че за да оцелее фирмата, трябва да се намалят разходите с 6%. Как да стане това? Ами по най-простия начин – съкращават се 6% от персонала.

Тук има няколко погрешни стъпки, които се извършват в повечето фирми (особено в големите корпорации) и които повечето мениджъри въобще не осъзнават като грешки.

Първо, печалбата на една компания се формира като от приходите се извадят разходите. Очевидно е, че при намаляване на разходите тя ще се повиши, но това не е единственото решение. Ако се създаде среда на креативност и се мотивират хората да работят по-ефективно, може да се повиши тяхната производителност, оттам приходите, а оттам и печалбата. Намаляването на разходите не е единственото решение!

Второ, безспорно е, че в процеса на развитие на фирмата, се натрупват дейности, хора и фактори, които водят до твърде големи и често ненужни разходи. Но трябва ли да чакаш да настъпи криза, за да си преразгледаш разходите? Политиката на оценка на разходите и съкращаване на неефективните дейности или хора трябва да се провежда постоянно, а не когато “опре ножът до кокала”!

Странното е, че от десетилетия са измислени методологии за поддържане на високо качество и ефективност на труда (даже и у нас по време на комунизма имаше такъв лозунг), а никъде реално не се спазват, щом с настъпването на кризата фирмите отново осъзнават, че трябва да съкращават разходите. Дори Toyota – създателите на прословутия Път на Тойота – в момента трупат рекордни загуби.

Трето, има различни начини да се намалят разходите и съкращаването на работници не винаги е най-добрият. Хората са ресурс, който произвежда стоки или услуги и с това носи приход на фирмата. Той струва някаква цена, изразяваща се в заплата и други социални придобивки, което пък е разход за компанията. Съкращавайки един човек, очевидно се спестяват всички разходи по неговото възнаграждение, но съответно се губи и неговата производителност, така че дори от чисто бизнес гледна точка, към това действие трябва да се подходи много внимателно и трябва много прецизно да се определят кои са онези служители, които дават по-малко, отколкото получават.

Много често, обаче, се оказва, че има дейности и процеси, които носят повече разходи, отколкото приходи и е много по-ефективно да се прекратят или реорганизират те, насочвайки усилията на хората в друга, по-печеливша дейност, отколкото просто да се съкратят работниците.

Четвърто, съкращенията трябва да се провеждат индивидуално, на базата на личната ефективност на всеки служител. Това, което се практикува в повечето фирми, за съжаление е точно обратното – правят се масови съкращения на цели отдели и звена, с което се губят и много ценни за компанията кадри. С това печалбата от цялата операция е нищожна, ако въобще я има.

Пето, при повечето вълни от съкращения, обикновено се засягат хората, стоящи най-ниско в служебната йерархия и струващи най-малко. След като целта е да се намалят драстично разходите на фирмата, едва ли съкращаването на “най-евтините” служители ще доведе до положителен ефект.

Един некадърен работник може да носи вреда на фирмата. Вярно е. Но колко струва тази вреда? Може да произведе некачествена продукция, която трябва да се бракува. Но това са единични случаи и едва ли биха съборили компанията. Един некадърен мениджър, обаче, с вземането на погрешни управленски решения, може да обърка цяла производствена линия и да докара фирмата до колосални загуби. Премахването на един високопоставен неефективен мениджър ще спести на фирмата много повече разходи, отколкото съкращаването на 100 работника, например.

Това са стратегическите грешки, които фирмите допускат в своето управление и водещи до съкращения на персонал, които не винаги са смислени и оправдани, но със сигурност са болезнени за онези, които са останали без работа. В следващата част ще разгледаме грешките, които се допускат в реализацията на съкращенията и които поставят фирмата в още по-неизгодно положение на пазара.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието на блога чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

Нова работа в “Хоризонт”. Търсене на нова работа в условия на криза

Майк Рам — Thu, 12 Mar 2009 10:04:52 +0000

Материалите, които публикуваме в блога “Нова работа”, става все по-популярни и предизвикват интереса и на други медии. Слушателите на предаването “Хоризонт до обед” на програма “Хоризонт” на БНР станаха новата аудитория на блога и водещата Нина Колева ме покани на втори разговор миналата седмица в радиото.

Той се състоя на 4-ти март, първия работен ден след голямата празнична почивка, и този път беше по-дълъг и по-разнообразен като теми, които засегнахме. С известна гордост отбелязвам, че и аз се държах значително по-уверено от първия път и резултатът е много по-добър.

Основната тема беше кризата. Дали съкращенията, които се провеждат в някои фирми или дори само заплахите от съкращения са наистина продиктувани от финансовата криза, или някои мениджъри се възползват от нея като повод да си разчистят сметките с неудобни колеги и служители? Лесно ли е да се намери работа, когато повечето фирми са спрели да назначават нови хора, а някои даже провеждат съкращения? Друг е въпросът, че в такава ситуация, затваряйки се в “кръгова отбрана”, болшинството фирми губят шанса да открият и назначат онези качествени служители, които биха помогнали на фирмата по-лесно да се измъкне от кризата.

В разговора беше засегнат и въпроса как се водят преговори за заплата. Очевидно е, че в ситуация на криза работодателят ще се опитва да подбере възможно най-евтините служители (което също е грешка, защото по този начин изпуска най-качествените) и възможностите за договаряне на прилично възнаграждение са силно ограничени. Въпреки това, ако човек знае какво предлага на масата, може да обоснове и защити своите позиции. Важно е да не забравяме, че в началото на нашите взаимоотношения с фирмата има изпитателен период и трябва да обсъдим поотделно заплащането на труда си в изпитателния срок и след него.

Какви са основните принципи при съставяне на мотивационно писмо и автобиография, каква е целта и смисъла на тези документи, са също част от темите, които дискутирахме по време на разговора с водещата Нина Колева. Макар и за кратко, мисля, че разговорът успя да засегне доста важни теми и се надявам да бъде интересен и полезен за вас.

Колегите от радиото отново бяха така любезни да ми предоставят пълен запис на интервюто, което ви предлагам и на вас. То се състои в две части, които можете да си изтеглите и да чуете от тук:

Интервю на Нина Колева с Майк Рам по Хоризонт (04.03.2009) – част 1

Интервю на Нина Колева с Майк Рам по Хоризонт (04.03.2009) – част 2

Пожелавам ви успешна и удовлетворяваща кариера!

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

Заплатите на шефовете

Майк Рам — Wed, 18 Feb 2009 05:10:19 +0000

Темата за “световната финансова криза” все още е топ-новина в медиите и покрай нея възникват много интересни въпроси, върху които си струва да се замисли човек. Една от главните посочвани причини за фалитите на някои големи компании и финансови институции, е безграничното увеличаване на заплатите и допълнителните възнаграждения на изпълнителните директори на някои фирми, дори и когато фирмите са в много затруднено положение.

Защитниците на тази теза твърдят, че възможността да получават огромни суми пари, при това понякога напълно незаслужено, подтиква изпълнителните мениджъри към преследване на изцяло личен интерес и загърбване на нуждите на компанията. В една статия в английския вестник The Observer се привежда много интересна информация: до 80-те години на миналия век се е считало за напълно нормално един шеф на фирма да взема около 20 пъти повече от заплатата на средния работник в предприятието. Днес това съотношение вече е 275 към 1 в полза на директора.

В друга статия пък попаднах на история за CEO, който взел 5 милиона долара годишен бонус, при положение, че компанията, ръководена от него, регистрирала 10 милиона долара загуба за същата година.

В този ред на мисли, любимият на целия български народ американски президент реши да наложи ограничение върху заплатите на изпълнителните директори на фирмите, които са на държавна помощ, в размер на $500 000. Сигурен съм, че мнозина наши сънародници ще си кажат, че това е достатъчно голяма сума и че може би решението на президента няма да има желания ограничаващ ефект. Само че, ако сте човекът, получил 5-те милиона бонус, едва ли ще разсъждавате така.

Защитниците на високите заплати на изпълнителните директори казват, че това ще демотивира на най-ценните служители в компанията – шефовете – и ще доведе до още по-сериозна криза.

Представете си, казват те, да сте ценен мениджър и да сте свикнали да получавате милиони за своята работа. Ако ви наложат ограничение върху заплатата, както предлага Обама, няма ли да е по-добре за вас да отидете в друга компания, където ще оценят вашите качества, отколкото да си кютате в онази, която и без това вече е на изкуствено дишане и няма да получите повече пари за яхти и лични хеликоптери без значение колко усилия влагате в нейното съживяване?

Е, тук някой би подхвърлил: Ако вие сте мениджърът виновен за плачевното състояние на фирмата, може би трябва да сте щастлив, че ще получите цели 500 000 долара годишно, вместо раиран костюм и изглед през решетки за следващите 10 години.

Авторът на историята с 5-те милиона бонус казва, че може фирмата да е вървяла толкова стремглаво надолу, че очакваната загуба да е била 20 милиона, но благодарение на героичните усилия на нейния изпълнителен директор, ситуацията е била овладяна и загубата намалена двойно, за което бордът му се е отблагодарил с този чудесен бонус.

Аз лично се съмнявам точно така да са се развили нещата. Първо, едва ли някой е можел да предвиди колко точно е щяла да бъде загубата предварително. Второ, колкото и гениален да е един шеф (дори и да е самият Свети Стив Джобс!), той не може сам да извади фирмата от калта. Това става с усилията на всички нейни служители и ако бордът накрая е възнаградил шефа с тлъст бонус от 5 милиона долара, а служителите – със съкращения, мисля, че това си е направо престъпление и такива хора просто трябва да бъдат изправени до стената.

Аз самият съм мениджър и предприемач, а не профсъюзен лидер, но смятам, че целта на една фирма е да бъде полезна на хората и да просъществува много дълго време. Политиката “вземи парите и бягай” е мошеничество на дребно и никога не води до дълготраен успех.

Темата за заплатите на шефовете е била повод за дискусии в бизнес средите от много години, а в днешните времена на криза е все по-актуална. Защитниците на едната или другата крайност си имат своите аргументи и изглежда никога няма да се намери решение, което да удовлетворява всички. Аз лично защитавам тезата, че един свестен мениджър трябва да получава голяма заплата, но всяко нещо трябва да бъде с мярка. Да раздаваш бонуси с милиони, когато фирмата е затънала в дългове, си е чисто престъпление.

А вие какво мислите?

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

7 съвета как да посрещнем нов служител

Майк Рам — Mon, 02 Feb 2009 10:58:25 +0000

Постъпването на нова работа е стрес за всекиго. Нови лица, нови порядки, нови цели, нови задачи. Всичко това предизвиква шок у новия служител, който тепърва започва да свиква с новата работа и започва един сложен процес на адаптация, който в някои случаи може да отнеме и няколко месеца.

В това време новият работник не само не е ефективен, но и за неговото обучение и навлизане в работата трябва да се грижат част от колегите, което намалява и тяхната производителност. Да не говорим, че точно в този момент се формира и мотивацията на новоназначения служител. Той е с повишена чувствителност и постоянно си задава въпроса: “Дали не сбърках като дойдох тук?”

Какво можете да направите, ако сте негов пряк мениджър или по-опитен колега? Ето няколко съвета, които ще ви помогнат бързо и безболезнено “да стопите ледовете” и да ускорите процеса на адаптация на новия служител, за да може той за кратко време да се “впише в колектива” и да започне да работи ефективно.

1. Поздравете новия служител с назначението

Припомнете му, че селекцията е била трудна, защото във вашата фирма се назначават само най-добрите, че фирмата му има високо доверие и му възлага големи надежди. Човек трябва да знае защо е бил избран и каква е неговата стойност в очите на работодателя.

2. Запознайте новия служител с целите и задачите на фирмата

Ангажирайте някой голям шеф (може и самия CEO) да представи организацията пред новите колеги, като сподели основните цели, които фирмата преследва и най-важните ценности, които изповядва.

Споделете кои са най-главните проекти, най-важните клиенти и защо са такива. Напомнете им, че всички служители – от най-старите и най-опитните до най-новите – имат своята роля за успеха на компанията.

Всеки един служител трябва да има поглед върху “голямата картина” и да знае как се реализира неговия труд. Това създава отношение на взаимно доверие и чувство на удовлетворение от работата.

3. Осигурете му ефективно работно място

Бюрото, столът, компютърът (или друга необходима техника) трябва да бъдат монтирани и инсталирани с най-важните средства за работа. Няма по-демотивираща ситуация от това да пристигнеш в новата фирма и да видиш, че няма къде да работиш. Това веднага поражда в човека съмнения, че (а) назначението му не е било необходимо (т.е. той е ненужен за фирмата) или (б) фирмата е толкова калпаво организирана, че щом едно бюро и един стол не може да осигури навреме, какво да говорим за ефективна работа и навременно заплащане?

4. Прикрепете го към ефективен и общителен наставник

Най-добрият начин един човек да навлезе бързо и успешно в новата си работа, е да има точен партньор. Подсигурете на новия си служител човек, който хем да бъде негов приятел – търпелив, общителен и добронамерен – хем да бъде негов учител – да познава процесите и тънкостите на работата. Успешното сработване на двамата е гаранция за успешно навлизане в работата на новия служител.

5. Запознайте го с основните правила и процеси и му покажете къде да намери всичко необходимо

Посочете му местата, свързани с неговата работа и отдих – копирна машина, факс, охрана, техническа поддръжка, тоалетна, кафетерия. Покажете му правилниците на фирмата, графиците за обучение и датите за плащане на заплати, но не го занимавайте подробно с всеки документ. Вместо това му поставете за задача да ги прочете самостоятелно и по-късно можете да ги коментирате.

6. Запознайте го с най-близкото му обкръжение в офиса

Нарисувайте му проста схема на хората, с които той ще работи в пряка близост, техните позиции и отговорности. Представете го лично на всеки от тях, като взаимно изтъкнете техните най-ценни качества.

7. Поставете му конкретна задача

Човек не може да запомни всичката информация, с която се сблъсква в първите дни на новото си работно място. Тя е толкова много и толкова разнообразна, че паметта в един момент изключва и на следващия ден обучението ще трябва да се повтори. За да бъде по-успешна интеграцията на новия служител във фирмата, още в самото начало му поставете някаква задача. Тя трябва да е проста и лесно изпълнима, но да изисква използването на новопридобитите знания и информация, които вече сте му предоставили. По този начин, от една страна, след изпълнението на задачата, човекът започва да придобива самочувствие, че ще се справи с работата на новото място, а от друга, много по-добре запомня новата информация, която е научил, така че при всяка следваща задача, ще я използва много по-ефективно.

Ето и един съвет – бонус, който обобщава всичко, казано дотук:

8. Бъдете винаги насреща

Колкото и човек да е оправен и мотивиран, той винаги има нужда да се обърне към шефа си за помощ или с въпрос. Вие трябва да покажете, че сте винаги на разположение, че неговите проблеми в работата ви вълнуват и че сте готови да направите всичко по силите си, за да ги разрешите.

Доверието, което успеете да изградите у своите служители е безценно. То се трансформира в последствие в мотивация, лоялност и ефективност – това, което всички очакваме от един служител.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

Писма на читатели. Моите шефове си разбират от работата

Майк Рам — Wed, 28 Jan 2009 14:36:40 +0000

Колко от нас могат да си признаят, че имат свестни шефове и да се работи с тях е удоволствие? Сигурен съм, че няма да са много. По-скоро ще започнем да се оплакваме колко са некадърни и как ни пренебрегват, отколкото да кажем добра дума за тях.

Наскоро получих едно писмо от един мой читател, в което той споделя своя ентусиазъм от работата си и благодарността си към шефовете, с които работи, и от които научава тънкостите на професията.

Александър Кондев е на 24 години и е роден в Русе, но от няколко години учи и работи във Варна.

За мое голямо щастие ме приеха точно в желаната от мен специалност – “Туризъм” – и почти веднага започнах да работя в тази област и да трупам опит.

Примерът на Александър е показателен – трябва да си отдаден на целта, която преследваш и да се занимаваш само с това, което обичаш, за да бъдеш щастлив. Ето какво казва пък за хората, които го ръководят:

С две думи – разбират си от работата. Във всяка една фирма, където съм работил, мениджмънта е на много високо ниво. Срещам разбиране и подкрепа и винаги, когато имам нужда, мога да разчитам на помощта на мениджмънта. Никой не се мисли за по-велик от останалите и никой не демонстрира, че е над другите.

Доволен съм, че всички мениджъри, с които съм работил, ме карат да приемам работата като удоволствие и мога да се уча от тях.

Нямам какво да добавя, освен, че искрено му се радвам и пожелавам така да изживее целия си професионален път. Вярвам, че успешният начин на общуване между ръководството и служителите се базира на взаимно уважение и зачитане и на принципа на взаимно изгодното сътрудничество. Тогава работата наистина ще бъде удоволствие за всички.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

Уроци по мениджмънт от Слави Трифонов

Майк Рам — Fri, 09 Jan 2009 05:15:35 +0000

Миналата седмица bTV излъчиха в часовете за Шоуто на Слави един филм на Иван Кулеков, озаглавен “Ние сме лошите в страшния филм”, в който авторът даваше някакви несвързани кадри, опитвайки се да ни каже нещо, но какво – така и не се разбра. Както казва voxy: “Нито сте лоши, нито филмът е страшен“.

Иван Кулеков е един изключително талантлив писател-сатирик, но явно кинематографията не му е силната страна. А ако имаше и кой да го научи на дикция, щеше да бъде значително по-атрактивен на живо.

Не искам да коментирам целия филм, защото не е свързан с темата на този блог. Това, което ми привлече вниманието, беше въпросът, който като червена нишка (какво клише!) се промъкваше през целия филм, и на който Слави отказваше да отговори искрено до самия край. А именно: Защо някои хора са напуснали шоуто?

Отговорът е съвсем прост и не виждам защо трябва да се коментира. Това е работа, като всяка друга и всеки човек може в един момент да прецени, че тя не го устройва. Дали просто не му харесва, дали не му е присърце, дали той самият се чувства негоден да я върши, или (най-тривиалното) заплатата му е малко – това няма значение. Всеки има право на това решение и то е гарантирано от трудовото ни законодателство.

Въпросът, обаче е подъл и подвеждащ, и ни насочва към едни други по-важни въпроси. Например:

Защо за хората от шоуто и по-специално за Слави, всяко напускане е толкова болезнено?
Защо го напуснаха хора, които не бяха просто служители, а ключови фигури в Шоуто, във фирмата и даже негови лични приятели?
Защо след като напуснат, всички тези хора се втурват в медиите и започват яко да го оплюват?

На първият въпрос отговорът е може би най-ясен. За Слави Трифонов шоуто и телевизията не са просто работа, а кауза. Той е не само мениджър, а и истински лидер, който яростно отстоява каузите си и умее да увлича след себе си голяма част от своя екип. Проблемът е, че някои не споделят или каузите, или методите за тяхното постигане. И тук се появява конфликта, в който никой не иска да отстъпи от своите позиции. В резултат – съответният човек е принуден да напусне.

Това, обаче, шефът го възприема твърде лично и за него напускането е равносилно на предателство. Човекът е низвергнат и неговото име е заличено завинаги от аналите на историята.

Какви са изводите?

Недейте да се заблуждавате, че сте най-великият лидер и вашите служители трябва да са ви вечно благодарен за това, че сте ги наели. Всеки човек има своя път в живота и в професията и правото да си избира работодател.
Не всеки е длъжен да споделя вашите цели, каузи и ценности. Бъдете толерантни към личността на вашите служители и приемете напускането като търсене на себереализация.
Не изгаряйте мостовете, а оставете отворена врата – не се знае кога животът отново ще ви срещне с този човек.

Защо напускат ключови фигури в предаването?

Аз съм страничен наблюдател и не познавам лично нито Слави, нито който и да е от екипа му. Просто гледам шоуто (все по-рядко, защото е все по-безинтересно) и следя клюките по медиите. В случая се опитвам да анализирам една ситуация от гледната точка на мениджър, който губи ценни служители и да открия какви са били причините да се стигне дотук.

Хора като Росен Петров, Любен Дилов, Любо Нейков, Евтим Милошев са творчески личности, които търсят различни форми на изява. За да напуснат едно добре печелещо предприятие, в което те заемат солидни позиции, означава, че техните идеи са срещнали много твърд отпор от страна на големия шеф и не са намерили никакъв начин да ги реализират под неговото ръководство.

Какви са изводите?

Ако сте мениджър, не налагайте своето мнение винаги и във всичко. Изслушвайте своите хора и им давайте шансове да реализират идеите си.
Ако не го направите, рискувате не само да загубите най-ценните и най-креативните си хора, а и да пропуснете невероятни бизнес възможности.

И накрая, последния въпрос: Защо след раздялата започват ожесточени словесни престрелки в медиите?

Гурувците на рекламата казват (леко цинично), че няма лоша реклама. Няма значение дали пишат добро или лошо за теб във вестниците – важното е да ти изпиша името правилно.

Това донякъде е вярно. За хора, които живеят и работят в медиите е важно да се говори постоянно за тях – поне читателите на жълтата преса поглъщат такива новини като топъл хляб, – но когато бивши служители оплюват своя работодател, това винаги уронва имиджа и на двете страни.

Очевидно е, че подобни изблици са плод на дълго потискани емоции и на липса на добра комуникация между служителя и неговия шеф, но независимо от причината, резултатът е негативен.

Какво мога да ви посъветвам?

Никога не позволявайте на негативните емоции да ви завладеят и не допускайте да се разделите със свой служител или шеф със скандал и с омраза. Това само ще ви затормози и ще ви попречи в по-нататъшната кариера или в развитието на бизнеса.
Намерете начин да общувате по-често. Независимо дали сте шефът или служителят, търсете другия, споделяйте своите мисли, идеи и чувства и изслушвайте внимателно неговите, за да разберете по-добре неговото положение.
И никога, ама при никакви обстоятелства не си вадете кирливите ризи пред медиите. Това ще отблъсне вашите потенциални партньори и работодатели, защото ще знаят, че на вас не може да се разчита за конфиденциалност и че същия номер можете да им го погодите и на тях.

Възхищавах се много на Слави Трифонов за това, че успя да създаде един екип, с който направиха редица успешни предавания през годините, но и той, като всеки човек допуска грешки, от които ние можем да си вземем поука.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

5 съвета за писане на ефективни имейли

Майк Рам — Thu, 18 Dec 2008 05:10:04 +0000

В блога Secrets of the job hunt попаднах на статия, в която предлагат няколко съвета за ползване на имейл, които биха ни спасили от съкращения. Аз лично не виждам връзката и мисля, че като дойде време за голямата секира, едва ли някой ще си проверява електронната поща, за да види кой е писал най-хубавите писма.

Въпреки това, съветите са полезни и си струват. Бизнес кореспонденцията е средство да свършим част от работата си и трябва да се използва максимално ефективно. Освен това е изкуство, което разкрива нивото на нашия професионализъм и спомага за изграждането на нашия имидж (добър или лош) пред колеги, началници, партньори и клиенти.

Ето ги и самите съвети, които са чудесно допълнение към 10-те закона за писане на имейл, които бях публикувал по-рано:

1. Избягвайте безцелни групови съобщения.

Всяко писмо, което изпращате, трябва да има определена бизнес цел и да служи за решаването на някакъв бизнес проблем. Избягвайте изпращането на писма до групови адреси, освен ако предварително не е уговорено. Не включвайте допълнителни адресати, ако не е наложително. Избягвайте да изпращате картинки и вицове до цялата фирма. По-добре си създайте специален сайт или имейл адрес за това.

2. Използвайте ясни и точни заглавия (subject line)

Полето “Subject” (“Относно”, “Тема”, “Заглавие”) много често е единственото нещо, което получателят вижда в първия момент. То трябва достатъчно ясно да разкрива смисъла на вашето послание и веднага да грабне неговото внимание. Електронната поща напоследък стана обект на сериозни злоупотреби и това принуди голяма част от бизнес потребителите да я игнорират в максимална степен и да отсяват само най-важните писма от стотиците, които получават всеки ден. Както при телевизионните реклами, вие трябва да се борите за вниманието на вашия читател. И никога не изпращайте писмо без заглавие! Практиката показва, че такива писма директно заминават в кошчето.

Ако искате вашето писмо да бъде прочетено, трябва да се потрудите малко повече.

3. Изведете основната идея още в началото

Хората не четат вашето писмо – те го сканират. Затова още в самото начало поставете основната си теза или въпрос, а след това го подкрепете с аргументи. Важното е читателят да разбере още в началото вашата цел и да се заинтригува. Прекалено дългото увъртане ще го отблъсне и може въобще да не стигне до края, където е най-важната ви мисъл.

4. Не си играйте на пинг-понг

Когато едно писмо започне да се връща назад-напред по няколко пъти с дребни уточняващи въпроси и писмото ви започва да се превръща в парцал, значи е време да използвате друго средство за комуникация. Най-добре е да вдигнете телефона и да се разберете кратко и делово по всички неясни моменти, а след това изпратете ново писмо, в което обобщавате това, което сте договорили устно.

5. Мерете си думите и сдържайте емоциите

Независимо дали става въпрос за досаден колега, тъп началник или нахален клиент, не се поддавайте на изкушението да напишете нещо лошо – било директна обида или иронична забележка. Това е първо неетично и второ оставя следи, които не се знае кога могат да се обърнат срещу вас. Клюкарстването срещу другите винаги е било признак за нисък професионализъм, а използването на електронната поща за тази цел е чиста глупост.

Дори и споделянето на дебелашки вицове може да ви изиграе лоша шега. Човек не може да знае какво чувство за хумор ще прояви отсрещната страна, четейки вашето писмо. По-добре си запазете шегите за компания, която познавате и на която можете да се доверите.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

Напускам! Работата ми е скучна

Ивайло Спасов — Wed, 10 Dec 2008 11:52:19 +0000

Вдъхновен от статията на Майк Как (не) се гради лоялност, реших да напиша няколко реда за една малко споменавана причина за демотивация и напускане на работа, която обаче според моите наблюдения се наблюдава доста често. Някои я описват като част от липсата на развитие, но аз мисля, че определено може да се разграничи и наличието й може да отложи нуждата от развитие.

Тази причина е липсата на разнообразие в работата.

Нека обрисуваме действителността. Направете един кратък обзор на своята работа. Погледнете как с течение на времето тя става все по-рутинна и по-рутинна. Свиквате с нея и ако не се замисляте много, сте си добре. Но за тези, които очакват развитие, нещата не стоят по този начин. Къде е решението?

Във всяка обява за работа пише, че се предлага развитие, но обикновено нещата не стоят така. Месеците и годините минават, дори постоянно ви правят оценки на трудовото представяне. Очаквате да се случи нещо, но уви. Работите като чиновник по точно определена длъжностна характеристика, която не подлежи на никаква промяна. Точно този момент е най-трудният за всеки служител, защото той започва да си задава въпроси, един от които е: “Аз работя ли достатъчно добре?” Тази мисъл започва да дълбае и да ви терзае всеки ден, което, незабележимо за вас, води до понижаване производителността на труда. А ето това се забелязва повече, отколкото доброто трудово представяне. За голямо съжаление една част от българските работодатели все още се водят от принципа “Щом добре работи, да си стои там” и съответно ви губят.

След като обрисувахме действителността, време да предположим възможните решения. Да създадеш политика за кариерно развитие не е лесна работа и малко хора се замислят, че тя се гради на база развитието на компанията и текучеството.

За да растат броят и вида на длъжностите трябва самата компания да се развива и да открива нови офиси и дейности. Само така може да се да сте сигурни, че вашите познания и опит могат да бъдат използвани за по-отговорни дейности. Вторият вариант е текучеството – ако някой напусне, то тогава да имате шанс да заемете неговото място. И двете възможности отнемат неопределено време и е необходима и доза шанс.

Нормално решение на проблема според моите наблюдения е разнообразяване на работата (респективно и на длъжностните характеристики). Ако работите в офиса с различни специалисти по един общ проект например, е добре да си помагате, като съответно започнете да научавате нови неща от позицията на вашия колега. Точно в този момент се случват 3 важни неща:

Участвате в безплатно обучение на работното място, пряко обвързано с практиката (нека работодателите да обърнат внимание на това);
Вие започвате да се мотивирате допълнително за изпълнение на новите задължения, без въобще да сте преназначавани на различна длъжност;
Ако излезете на пазара на труда, вие ще имате по-голям шанс, защото сте имали възможност да работите разнообразни неща, освен тези, които са ви били като основно задължение.

Пример: Един специалист по подбор работи в един отдел със специалисти в тренингите, мотивацията на персонала и др. Добре ще бъде този специалист да бъде въвлечен и в останалите процеси по управление на човешките ресурси. Така той има шанс да се превърне в т. нар. длъжност в обявите “HR Generalist” и да работи по-нататък в компания, която ще изисква от него да е добър в различни области.

Извод: Разнообразяването на работата е мениджърско решение, което трябва да бъде взето внимателно и насочено към активните хора, които и се нуждаят и очакват промяна. Разнообразяването и възлагането на допълнителни отговорности по даден проект може да замести временно желанието за израстване, когато не можете да предложите такова на служителя. Ако сте служител, представете си колко мотивиращо за вас ще бъде да ви допуснат до ново знание и то директно свързано с практиката и действията на компанията. Ако сте работодател, можете сами да пресметнете колко ще спечелите и спестите от подобен род внимателно прилагана стратегия.

Последно и важно уточнение: допълнителните задължения не трябва да са нов вид рутина, а задължително да бъдат свързани с придобиване на нови и полезни знания.

Тази статия е написана от Ивайло Спасов – първият гост-автор в блога Нова работа. Благодарим му за чудесния материал и го приветстваме с”Добре дошъл в екипа!”

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

Кризата – две различни реакции

Майк Рам — Tue, 09 Dec 2008 11:00:16 +0000

“Световната финансова криза” е изразът, който доминира медийното пространство напоследък. Всякакви специалисти се изказват по всякакви теми, но общото усещане е за някакво природно бедствие, като ураган, например, което ще ни покоси всички и ние просто нищо не можем да направим.

Аз съм върл противник на паникьорските и апокалиптичните приказки и вместо това предпочитам да представям пред себе си конкретни проблеми, представени на прост език, и да им търся конкретно решение. В блога Jobacle.com ни разказват една подобна конкретна история, над която си струва да се замисли човек.

Една сутрин в петък – един напълно нормален и спокоен ден – във фирма А всички служители получават имейл от шефа, в който се обявява тържествено сливането на фирма А с фирма Б, което ще подобри позициите на обединената фирма на пазара и ще създаде изобилие от нови бизнес възможности.

Един служител, наречен Майк (съвпадението е случайно, няма нищо общо с мен изпаднал в потрес, мислейки си за къщата, която си е купил, за ипотеката, която трябва да изплаща, за сриващата се икономика и за бебето, което било на път. Да загуби работата си за него било просто немислимо.

В този момент, край неговото бюро спряла Джени.

- Получи ли писмото? – попитала го тя. – Много яко, нали?

Майк би направо втрещен.

- Какво му е якото? Как се живее с тази заплата? А най-вероятно всички ще ни изхвърлят на улицата.

- Успокой се, човече! Първо, силно се съмнявам, че това ще ни засегне по някакъв начин – ние сме много печеливш отдел, за да си позволят да ни съкращават. освен това може да поискат ти да оглавиш целия нов отдел след сливането! Малко повечко отговорности и по-голям екип ще доведат логично и до по-голяма заплата.

- А ако назначат колегата от фирма Б да ръководи играта? Това веднага ме прави излишен.

- Хей, всичко е възможно. Но важното е да не забравяме, че сега е моментът да заблестим. Възможностите пред нас се разширяват, не се свиват – помни това.

Въпросът е: какво мислите вие? Дали в такива моменти възможностите се свиват и трябва да се снишим, за да ни отмине бурята, или наистина пред нас се разкриват повече шансове и трябва да ги използваме, за да се развиваме напред.

Аз категорично избирам второто. А вие?

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

Как (не) се гради лоялност

Майк Рам — Mon, 01 Dec 2008 05:07:49 +0000

Много фирми в днешно време се оплакват от липса на лоялност от страна на служителите си, но рядко се замислят каква е причината за това. Вече съм коментирал, че за мен лоялността е поведение, отговарящо на изискванията на закона. Да предадеш важна търговска информация на конкуренцията е нелоялно. Да напуснеш фирмата, в която си работил 5 години е напълно лоялно, стига да си подал предизвестие в договорения срок.

Да искаш един служител да работи дълго и всеотдайно за фирмата – това означава нещо много повече от лоялност – той трябва да бъде мотивиран.

Днешната тема е за лоялността и е продиктувана от едно изследване, проведено от CareerBuilder.com сред HR специалисти в Щатите. Според него, близо 25% от анкетираните са споделили, че не изпитват никакви скрупули и не се чувстват лоялни към фирмата, в която работят, а 20% са завили, че имат намерение да си сменят работата в следващите 12 месеца.

Информацията за това изследване открих в блога Slow Leadreship и авторката на статията – Nina Simosko – смята, че това са доста плашещи стойности, които би трябвало да накарат съвременните мениджъри сериозно да се замислят за своите управленски методи, защото подобна липса на лоялност сред служителите може да доведе до катастрофални последици за фирмите.

Аз нямам данни за България, но според моите лични наблюдения, у нас положението е даже по-зле. Затова бих искал да проуча вашето мнение по въпроса и ще пусна нова анкета по темата.

Разбира се, организаторите на проучването са потърсили и причините за това високо ниво на нелоялност и са задали въпроса “Защо?”. Логично, анкетираните са посочили като основен виновник мениджмънта на фирмата. Ето и най-често даваните отговори:

“Моят работодател не ме цени” (61%)
“Усилията ми остават незабелязани или неоценени” (52%)
“Не ми плащат достатъчно” (51%)
“Нямам възможности за кариерно развитие” (44%).

Съвсем очевидно може да се направи извода, че за да бъде мотивиран един човек да работи с желание и хъс, е необходимо:

неговият мениджър да следи неговата работа и да дава коректна и навременна обратна връзка,
трудът му да бъде добре заплатен и
да има възможности за професионално и личностно израстване.

Въпросът е: дали работодателите у нас осъзнават това и какво правят по въпроса за повишаване на лоялността и мотивацията на своите служители?

Очаквам вашите коментари.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net: