Нова работа » Бизнес кореспонденция

5 съвета за писане на ефективни имейли

Майк Рам — Thu, 18 Dec 2008 05:10:04 +0000

В блога Secrets of the job hunt попаднах на статия, в която предлагат няколко съвета за ползване на имейл, които биха ни спасили от съкращения. Аз лично не виждам връзката и мисля, че като дойде време за голямата секира, едва ли някой ще си проверява електронната поща, за да види кой е писал най-хубавите писма.

Въпреки това, съветите са полезни и си струват. Бизнес кореспонденцията е средство да свършим част от работата си и трябва да се използва максимално ефективно. Освен това е изкуство, което разкрива нивото на нашия професионализъм и спомага за изграждането на нашия имидж (добър или лош) пред колеги, началници, партньори и клиенти.

Ето ги и самите съвети, които са чудесно допълнение към 10-те закона за писане на имейл, които бях публикувал по-рано:

1. Избягвайте безцелни групови съобщения.

Всяко писмо, което изпращате, трябва да има определена бизнес цел и да служи за решаването на някакъв бизнес проблем. Избягвайте изпращането на писма до групови адреси, освен ако предварително не е уговорено. Не включвайте допълнителни адресати, ако не е наложително. Избягвайте да изпращате картинки и вицове до цялата фирма. По-добре си създайте специален сайт или имейл адрес за това.

2. Използвайте ясни и точни заглавия (subject line)

Полето “Subject” (“Относно”, “Тема”, “Заглавие”) много често е единственото нещо, което получателят вижда в първия момент. То трябва достатъчно ясно да разкрива смисъла на вашето послание и веднага да грабне неговото внимание. Електронната поща напоследък стана обект на сериозни злоупотреби и това принуди голяма част от бизнес потребителите да я игнорират в максимална степен и да отсяват само най-важните писма от стотиците, които получават всеки ден. Както при телевизионните реклами, вие трябва да се борите за вниманието на вашия читател. И никога не изпращайте писмо без заглавие! Практиката показва, че такива писма директно заминават в кошчето.

Ако искате вашето писмо да бъде прочетено, трябва да се потрудите малко повече.

3. Изведете основната идея още в началото

Хората не четат вашето писмо – те го сканират. Затова още в самото начало поставете основната си теза или въпрос, а след това го подкрепете с аргументи. Важното е читателят да разбере още в началото вашата цел и да се заинтригува. Прекалено дългото увъртане ще го отблъсне и може въобще да не стигне до края, където е най-важната ви мисъл.

4. Не си играйте на пинг-понг

Когато едно писмо започне да се връща назад-напред по няколко пъти с дребни уточняващи въпроси и писмото ви започва да се превръща в парцал, значи е време да използвате друго средство за комуникация. Най-добре е да вдигнете телефона и да се разберете кратко и делово по всички неясни моменти, а след това изпратете ново писмо, в което обобщавате това, което сте договорили устно.

5. Мерете си думите и сдържайте емоциите

Независимо дали става въпрос за досаден колега, тъп началник или нахален клиент, не се поддавайте на изкушението да напишете нещо лошо – било директна обида или иронична забележка. Това е първо неетично и второ оставя следи, които не се знае кога могат да се обърнат срещу вас. Клюкарстването срещу другите винаги е било признак за нисък професионализъм, а използването на електронната поща за тази цел е чиста глупост.

Дори и споделянето на дебелашки вицове може да ви изиграе лоша шега. Човек не може да знае какво чувство за хумор ще прояви отсрещната страна, четейки вашето писмо. По-добре си запазете шегите за компания, която познавате и на която можете да се доверите.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието на блога чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

Петък – ден без имейли

Майк Рам — Fri, 18 Apr 2008 12:50:33 +0000

Тази история я научих от блога на Доналд Тръмп. Той разказва за една фирма, в която писането и четенето на имейли толкова много ангажирало времето на служителите, че шефовете започнали да се чудят какви мерки да предприемат, за да повишат ефективността им и да намалят загубата на време.

Оказало се, че някои хора получавали по над 250 мейла на ден и за обработването им на практика отивало почти цялото работно време на служителя. Решението, което ръководството на фирмата приело, е да забрани използването на имейл в петък. Оказало се, че това наистина подобрило ефективността на работа на хората и подобрило отношение на клиентите към фирмата.

Тази история хем ми се вижда любопитна, хем ми звучи малко подозрително. затова искам да я поразчопля малко повече и да поразсъждавам на глас (или на клавиатура).

Първо, това, че някой получава по 250 мейла на ден ми се струва сериозен проблем, но не мисля, че проблемът е в самата технология, колкото в начина на ползването й. Убеден съм, че 150 от въпросните 250 писма, които въпросните хора са получили, са били реклама на Виагра или други подобни медицински средства, подпомагащи сексуалната активност. С други думи, много хора използват служебния си имейл адрес, за да се регистрират по разни съмнителни места и после биват засипвани от неудържим спам. А както всички знаем, проблемът на спам филтрите е, че не могат да дадат стопроцентова гаранция, че няма да класифицират като спам и някое важно съобщение. (На мен лично ми се е случвало няколко пъти.) Оттук и нуждата да се проверява дори и спам папката за редовни писма.

Правилният подход е служебният имейл адрес да се използва само за служебни цели (т.е. комуникация с колеги и клиенти) и абсолютно никога да не се дава за регистрация в сайтове със неизяснено предназначение.

От друга страна, в много големи фирми се практикува политиката на ass-covering, т.е. покриване на задника. В много корпорации работата отдавна се е превърнала в чиста бюрокрация и хората не знаят защо са там и какво се иска от тях. Важното е да не ги обвинят в нещо, когато стане голямата издънка. Затова в такива места се прилага и тази ценна практика, която се изразява в писмено излагане на всички въпроси, проблеми, отговори, задачи и отчети с копиране до колкото може повече заинтересовани и незаинтересовани лица. Идеята е, когато някой реши да ви посочи с пръст, че нещо сте сгрешили, да можете да извадите съответния имейл и да покажете, че вече сте предупредили съответните хора за това и вие сте чист като планински ручей.

Механизмът е чудесен, но има два недостатъка. Първият е, че наистина губи доста повече време на служителите да излагат писмено всичко, което им се е случило през деня, а вторият е, че по този начин се губи чувството за колегиалност, за работа в екип. Желанието да се създаде нещо хубаво и полезно е заместено от старанието да си покриеш задника и в крайна сметка фирмата само губи от това.

В този смисъл, може да се каже, че решението да се забрани използването на имейл в петък, е крачка в правилната посока, но според мен по-добре би било ако се преосмисли цялостната фирмена политика и култура, така че хората да не се страхуват един от друг, а да се подкрепят и да си помагат.

Подобна е ситуацията и с клиентите. Тук нещата са малко по-отговорни, защото клиентът е този, който ни храни, но наистина има моменти, в който един кратък, но добронамерен разговор по телефона или даже среща очи в очи е много по-ценно за укрепване на клиентската лоялност, отколкото един сух имейл, излагащ точка по точка изпълнените задачи и срещнатите проблеми.

За всеки отделен случай има различна форма на комуникация, която е най-подходяща. В този смисъл, решението да се забрани използването на имейл в петък, макар и да дава някакви положителни резултати, е схоластично и не особено ефективно. По-правилно би било да се проведе сериозно обучение на персонала в кои случаи каква комуникационна форма да използват, за да бъдат максимално ефективни.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се напълно безплатно за нашия бюлетин чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

Не ползвайте служебния имейл за лични цели!

Майк Рам — Tue, 19 Feb 2008 08:06:28 +0000

Ако работата ви е свързана с писане и получаване на електронна поща, може да се изкушите да я ползвате и за лични цели, най-вече поради удобството да не сменяш акаунти или имейл софтуер.

Е, против това има няколко класически аргумента.

Първо, по-практично е личните ви приятели и роднини да знаят личния ви адрес, така че ако напуснете работа, да не загубите връзка.

Второ, не е етично да ползваш служебен адрес при неслужебна кореспонденция. Особено пък ако кандидатстваш за друга работа.

По-интересен е третият аргумент, за който наскоро открих потресаващи данни. Служебната поща се подслушва! И това е много по-сериозно и много по-реално от наредбата за овластяване на нашето МВР да подслушва пощата на гражданите, покрай която се разгоря поредната площадна истерия. Тук говорим за редовно и надлежно преслушване на пощата на служителите и всяко отклонение от политиката на фирмата се наказва жестоко. Уволнението е значително по-малкото зло в сравнение с наказанията, които могат да ви бъдат наложени, ако се заведе дело срещу вас.

Ето малко факти: приблизително 50% от фирмите в Щатите сканират пощата на своите служители и около 19% от фирмите имат специално назначени хора, които да следят изходящата от офиса поща.

На теория фирмите се опитват да защитят търговските си тайни. На практика Big Brother иска да има пълен контрол над вас. Понякога това означава следене не само на на пощата, а и на всички действия, които извършвате с вашия компютър, включително какво сте инсталирали, кои сайтове посещавате и какви са паролите, които използвате.

Добре е преди да постъпите на работа да се запознаете в детайли с правилата за ползване на компютри и да имате яснота до каква можете да ползвате машината за лични данни и до каква степен офисната полиция има права над информацията във вашия компютър.

У нас по-големите и по-развитите технологично фирми го правят. За по-малките следенето все още е скъпо удоволствие, но рано или късно и те ще се възползват от възможностите, които технологиите предлагат. Така че – бъдете внимателни – Големият брат ви наблюдава!

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

Полезни връзки: Имейл съвети и правила

Майк Рам — Mon, 28 Jan 2008 08:44:20 +0000

Статията 10 закона за писане на имейл, която публикувах миналата седмица, се оказа изключително интересна за вас и затова реших да се поразровя и да ви предложа и други материали, свързани с правилното използване на имейла като средство за бизнес- и лична кореспонденция.

Христо Янков е публикувал на страниците на Нова визия статия, озаглавена Електронната поща: 16 грешки, които не трябва да допускате във фирмената си кореспонденция. В нея той засяга въпросите за препълнената поща и изоставените адреси. Не допускайте пощенската кутия да ви се препълни! Ако това се случи, писмата, изпратени до вас, ще се връщат на техните податели и вие няма да ги получите, а могат да си помислят, че адресът е невалиден или просто, че вие сте несериозен човек. Не изоставяйте пощенски адрес тихомълком! Ако сте решили да прекратите използването на някой адрес, уведомете хората, които ви пишат на него, за това ваше решение и ги пренасочете към друг активен адрес. Не изпращайте големи по обем прикачени файлове без предупреждение! Уверете се предварително, че пощенската кутия на адресата може да ги поеме и че той лично е съгласен.

На сайта на Интернет реклама можете да намерите още две статии по темата – Електронната поща е част от вашия професионален имидж, в която има много полезни съвети по оформлението на едно електронно писмо – заглавие, съдържание, подпис, и e-mail маниери, в която ни обръщат вниманние, че не само писането само с главни букви е недопустимо, защото е равносилно на крещене, но и писането само с малки букви не е желателно, защото е признак за неуважение към получателя. Отговаряйте на бизнес имейлите, които сте получили, в рамките на 24 часа. По този начин ще проявите професионализъм и учтивост. В същото време не очаквайте да получите незабавен отговор от вашите чуждестранни партньори. Възможно е местните обичаи в съответната страна или техническите проблеми да са причина за забавяне.
Още две статии от PC World – малко старички и ориентирани към хора, които за първи път виждат електронна поща, но предполагам, че също биха били полезни в някои детайли, а също така могат да послужат като повод за сравнение на мисленето през 2001 година с днешното. Добрите обноски при електронната поща и Е-тикет или правила на виртуалната кореспонденция.
От Karieri.bg два практически съвета от Кристина Крънчева – Уеднаквявайте шрифта в имейлите и Внимавайте с граматиката в имейлите.
Две статии, свързани със сигурността на електронната комуникация – 16 най-често срещани грешки в сигурността на email и Съвети за безопасно използване на имейла.
Накрая, една съвсем академична статия, която не знам дали ще допринесе още полезна информация след всичко, което съм писал и цитирал, но определено има съвсем различен подход към читателя и може би също ще намери своята аудитория. Със сигурност поне ни показва подхода на университетската общност към новите технологии и електронната поща в частност.

Надявам се да ви бъде интересно и полезно.

Приятно четене!

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Вижте и тези публикации:

10 закона за писане на имейл

Майк Рам — Fri, 25 Jan 2008 10:19:29 +0000

Електронната поща, която на български все още няма утвърдено име (някои пишат имейл, други емайл), се е утвърдила като най-употребяваното средство в бизнеса и в служебните комуникации. Все още, обаче, много хора допускат груби грешки в писането на електронни писма и това често води до объркване и неразбиране. А липсата на визуален контакт с отсрещната страна, както и възможността за отлагане на отговора, могат да доведат до по-голямо объркване вследствие на погрешно разбиране на вашето съобщение.

Тук съм подбрал няколко важни и полезни съвета, които биха ви помогнали да подобрите писмената си комуникация и да изградите по-голям авторитет сред вашите кореспонденти.

1. Пишете грамотно!

Най-неприятното нещо за един мениджър или бизнесмен е да получи неграмотно написан имейл. Припомнете си някои правила от граматиката, консултирайте се с децата си – те може и да знаят по-добре. Инсталирайте си spell-checker – има ги както за български, така и за английски език. Така ще ограничите силно печатните грешки. Ако пишете на български – пишете на кирилица. Шльокавицата издава много ниска грамотност и култура. Кой ще ви уважава като професионалист, ако пишете неграмотно или на шльокавица?

2. Решавайте, а не създавайте проблеми!

Не уволнявайте хора с имейл. Важни въпроси, свързани с личностни проблеми, трябва да бъдат обсъждани и решавани очи в очи. Не се задълбавайте в детайли и на преговаряйте за пари в имейл. Не се карайте в имейл – по-добре не пишете, когато сте ядосани. Изчакайте и ще видите, че ще намерите друг начин да се изразите. Думите, написани в един гневен имейл не могат да се върнат назад и могат много да ви навредят.

3. Имейлът е за читателя, а не за автора!

Помислете кое от това, което искате да му кажете, е наистина важно за получателя и се ограничете само в него. Не изпадайте в излишни словоизлияния. Пишете кратко, но да е ясно и разбираемо. Фокусирайте основната идея в заглавието – то е първото, което читателя вижда и ако не го впечатли или не го разбере, може и да не прочете останалото. Ако една дискусия се е проточила и е започнала да измества фокуса си – сменете заглавието, за да показва точно за какво иде реч.

4. Помислете преди да копирате някого!

Ако вие сте отговорни за нещо, не е необходимо да държите целия свят в течение на вашата кореспонденция. Това може да се приеме за спам от страна на хора, които не се чувстват заинтересувани от детайлите на вашата работа. Най-често се случва преките шефове да бъдат копирани при изпращане на официални писма. Помислете си обаче, какъв хаос би настанал в тяхната пощенска кутия, ако всичките им подчинени им изпраща копия от всичките си писма? Освен това, копирането до шефа е признак на неувереност. Нима искате шефът ви да си мисли, че не можете да се справите с работата си сам?

От друга страна, не е етично да се говори за някого зад гърба му. Просто правило при копирането е: писмото трябва да бъде изпратено до всички хора, които са обект на дискусията, така че човекът, чиито действия се обсъждат, да знае какво се говори за него. Освен това, получателят на писмото ще разбере, че информацията, която му подавате не е тайна и има кой да я потвърди.

Подобна е ситуацията и с препращането (Forward). Препращайте писма само, когато ви помолят за това!

5. Не използвайте “Reply to all” постоянно!Както казах, понякога е необходимо да включите някого на копие, ако в писмото си цитирате неговото име. Но ако се заформи дискусия с отсрещната страна и вие отговаряте с “Reply to all”, означава да спамите този човек с цялата история на вашата комуникация. Преди да изпратите всяко писмо трябва да прецените дали всички адресати от полученото писмо имат нужда да четат и вашия отговор. Ако темата на писмото се концентрира върху неща от вашата компетентност, ограничете разговора само до вас и вашия кореспондент. Ако темата е извън вашата компетентност – по-добре прехвърлете цялата кореспонденция на този, който може да поеме отговорността за преписката оттук нататък.

6. Не нарушавайте сигурността и личното пространство (privacy) на другите!

Във връзка с копирането и отговарянето до всички, имайте предвид, че адресите на всички адресати са публично видими от всички получатели и може би не е редно да издавате пред всекиго имейл адреса на вашите мениджъри, освен ако нямате специално разрешение за това. Ако техните адреси попаднат в спам списъци и служебната им поща се задръсти от нежелани писма, отговорността ще бъде ваша.

7. Подчертайте ключовите моменти в писмото си!

Най-важните неща, на които държите получателя да обърне внимание, могат да бъдат обособени чрез удебеляване на шрифта (bold), подчертаване (undeline) или изнасяне в списък (bullet list). Избягвайте писането на думи само с главни букви! Това се възприема като викане и е признак на лошо възпитание.

Задължително напишете какви действия очаквате от кореспондента в резултат на това писмо или какви задачи предстоят още да бъдат решени, като също можете да ги обособите в списък.

8. Не пращайте вицове до всички!

Обикновено фирмите имат един адрес, който включва всички служители в една група, и ако изпратите имейл до него, ще бъде получен от всички. Този адрес трябва да се използва много внимателно, ако не искате да си навлечете гнева на цялата фирма. Обикновено се използва от ръководството на фирмата да сподели важни новини, касаещи целия личен състав. В никакъв случай не го използвайте, за да си изпращате вицове или клюки! За смешни и забавни неща, помолете системните администратори да създадат друга група, в която хората да се записват доброволно, за да не се засипват всички колеги със спам.

9. Използвайте емотикони, но умерено!

Емотиконите са добър начин да подсилите едно твърдение или да покажете своето отношение към него. Много често нашето чувство за хумор остава неразбрано – не всеки приема критични шеги или майтапи на свой гръб. Затова добавянето на малкото усмихнато лице, може ясно да покаже, че не таите никакви негативни чувства към него. Все пак, в делова кореспонденция с клиенти избягвайте да използвате емотикони, защото отсрещната страна може да реши, че сте несериозен партньор.

10. Изчакайте, преди да натиснете бутона за изпращане!

Руснаците имат традиция да поседнат преди тръгване. Аз казвам: Спри и помисли! Не бързайте да натискате бутона “Send”. Огледайте писмото и помислете дали не изпускате нещо важно или пък сте набутали твърде много излишни подробности. Дали тонът ви не е груб или остър, дали не сте цитирали твърде много адресати. Ако сте ядосани или разтревожени – не го пращайте! Изчакайте докато се успокоите и пак го прегледайте след това. Вероятно ще промените много неща в него, а може и въобще да не го изпратите. Не започвайте война по имейла! Бъдете делови! От начина ви на писане на имейли отсрещната страна може да прецени дали може да ви има доверие или не. И не забравяйте – авторитет се гради бавно и трудно, а се руши за миг.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net: